Quer coisa mais chata e improdutiva do que uma reunião? Você tem todo o direito de discordar de mim, mas sim, essa é a minha opinião e chego a essa conclusão após a participação em muitas delas, ao longo de décadas. A reunião parece ser uma obsessão das empresas, ou objeto de tortura, como prefiram, ao estilo: hoje o dia está muito tranquilo, então vamos fazer uma reunião para tumultuar um pouco e achar alguns novos problemas.
A grande maioria das organizações possuem dias e horários fixos para reuniões, já faz parte da cultura e da estrutura organizacional, mas será que isso é realmente necessário? Caros gestores, sem críticas pessoais, mas vamos refletir um pouco?
Embora seja um tremendo clichê, tempo é dinheiro e, assim como o dinheiro, quase ninguém também possui tempo. As atribuições dentro de uma organização são muitas, afinal, toda empresa está em constante processo de ebulição, faz parte da rotina e, diante disso, para tratar da falta de tempo, alguns caros gestores marcam reuniões que chegam a durar de três a quatro horas para falar em como otimizar o tempo…quem consegue entender isso? Estamos perdendo tempo com coisas improdutivas, fato devidamente explicado numa reunião de três horas…
Os ferrenhos defensores, acredito eu, já devem estar com a metralhadora armada e apontada para a minha cara, afinal, as reuniões são sim necessárias, pois é preciso reafirmar algumas posturas o tempo todo, senão, “a coisa não funciona”. Meu caro (e agora, acredito, nem tão amigo) gestor, tenho mais uma observação a lhe fazer: se você precisa todos os dias reforçar as mesmas coisas com a sua equipe, sua equipe é falha, pois numa equipe comprometida, uma vez que alguns critérios foram estabelecidos e definidos, todos vão se esforçar para chegar nesses resultados, sem a menor necessidade de um capataz ficar lembrando isso de dez em dez minutos.
Costumo pensar que reuniões são muletas, ferramentas utilizadas para tentar minimizar problemas organizacionais muito maiores, como a falta de comprometimento da equipe, a falta de liderança dos seus gestores, a falta de objetivos claros e definidos da própria organização, entre muitos outros. Mantras podem ser importantes na meditação, mas no processo de gestão não são eficazes, pelo contrário, nada acrescentam.
Mas como vou controlar minha equipe sem as reuniões? Sim, eu tenho uma sugestão para isso, se você vai aceita-la ou não, é com você. Que tal substituir o chicote por ferramentas de gestão? Se você marca uma reunião para conferir a produtividade da sua equipe, mais uma vez, repense sua gestão, repense sua forma de gerir, pois para isso existem muitas outras formas, muito mais eficazes, de se fazer isso. Sabe aqueles bons conceitos de gestão de projetos? Aplicam-se aqui também, afinal, nossa rotina de trabalho não é um grande projeto?
Tenho uma filosofia, é minha e você não precisa concordar com ela, mas eu acredito que o grau de eficiência e maturidade de uma empresa se medem pelas quantidades de reuniões e planilhas que devem ser preenchidas. São grandezas inversamente proporcionais, quanto mais planilhas e reuniões, menos eficientes e maduras são as organizações.
Particularmente acredito que o contato pessoal seja necessário, também faz parte do processo de gestão, mas precisa ser uma reunião de horas e horas, todas as semanas? Você já fez uma avaliação sincera dessas reuniões? Na prática, numa escala de zero a dez, como você classificaria as soluções efetivamente tomadas nessas reuniões? Se sua reunião dura horas, mude o nome, você não faz reunião, faz congresso, workshop, conferência, mas reunião não é. Depois não vá reclamar que a produtividade da sua equipe não está lá essas coisas.
Acredito que você já deva estar me matando, mas se teve paciência de chegar até aqui, vou ser abusado e dar mais uma dica: baseado num conceito de gestão ágil, já pensou em usar a técnica do Daily Scrum? Não? Aconselho buscar mais informações sobre o assunto. Reuniões rápidas, de cinco a dez minutos, no máximo, que podem até ser feitas todos os dias e resumem-se a saber o que os membros da sua equipe fizeram ontem, o que vão fazer hoje e quais são suas principais dificuldades, mas tudo isso de forma rápida, objetiva. Outra dica que faz parte do Daily Scrum, faça as reuniões em pé. Isso mesmo, assim os participantes não dispersam, não se acomodam demais, chegando a dormir, em alguns casos. Particularmente, já passei por reuniões onde um colega chegou a ressonar na sala e ficou aquele climão constrangedor. Para acompanhar os detalhes e agilizar o processo de comunicação da equipe, existem muitas ferramentas de software que podem te auxiliar, use e abuse da tecnologia que está ai ao seu favor!
Empresas modernas exigem gestores modernos, portanto, reinvente-se, pois não dá para falar em conceitos revolucionários de gestão numa reunião especialmente marcada para esse fim, com duração prevista de três horas!
Sobre o título do meu texto? Sim, minha dica final, pois como não gosto de reuniões, mas sou apaixonado por café, creio que junção desses elementos possa trazer algo positivo. Institua a reunião cafezinho, talvez um nome mais amigável ao Daily Scrum. Não soa simpático: Reunião Cafezinho? Todos em pé, reuniões de no máximo cinco a dez minutos e todos com uma xícara de Café Expresso. A regra única é que a reunião acabe junto com a xícara de café. Simples, elegante e saboroso.